「電子帳簿保存法」とは、所得税・法人税法において保存が義務付けられている帳簿・決算書・請求書等について、一定の要件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
法改正により、2022年1月より電子化の要件が緩和された一方で、新たに電子取引の電子保存が義務化されました。
この「電子取引の電子保存の義務化」については、2023年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えないとされました（事前申請等は不要）。
しかし2024年1月からは、すべての法人企業・個人事業主は、電子取引で行われる国税関係書類を、保存要件に従って電子保存する必要があります。
電子取引とは？
取引情報（請求書や領収書など）の授受を、電磁的方式により行う取引のことをいいます。
- 電子メール
- クラウドサービス
- ペーパーレスFAX
- EDIシステム
- ホームページ
- カード
- DVDなどの記録媒体
改正に関する４つのポイント
１．承認制度の廃止
従来は、国税関係帳簿・書類の電子化を導入する場合、原則3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありました。
しかし改正後はこの手続きが不要になり、電子化の必要条件を満たしていれば始められるようになりました。
２．タイムスタンプ要件の緩和
スキャナ保存は、これまで「受領者が自署」した上で3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、今後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されました。
３．検索要件の緩和
検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみとなりました。
2期前の売上が1,000万円以下であり、国税庁などの要求によって電子データのダウンロードを要求された際に随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件も不要となります。
４．電子取引の電子データ保存義務化
電子取引データについては今まで、印刷等をして書面で保存することが容認されていましたが、原型の電子データの状態で保存しておくことが義務化されました。
電子取引の電子データ保存義務化について
保存すべきデータ
電子データにより送付・受領した請求書・領収書・契約書・見積書など。
電子メールの本文に取引情報が記載されている場合、その電子メールも保存する必要があります。
保存要件
①改ざん防止のため、以下のいずれかの措置をとる必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する、または自社がタイムスタンプを付与する。
タイムスタンプとは、付与された時刻以降書類が変更されていないことを、「TSA（時刻認証業務認定事業者）」が証明する技術です。タイムスタンプを付与できるシステムの利用が必要になります。 - データの訂正や削除の履歴が記録される、または禁止されたシステムを利用する。
例えば、訂正や削除の履歴が残るクラウドなどにスキャン保存したデータを保存するなど。 - 改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る。
②日付・金額・取引先で検索できるようにする必要があります。
管理・検索できるシステムを導入していなくても、例えばExcel等の表計算ソフトでデータの索引簿を作成し検索できるようにしたり、またはデータのファイル名を「取引日付_金額_取引先.pdf」という命名規則に従って付与するなどして、検索できるようにすればOKです。
電子取引データの保存は、2024年1月から対応が必要になります。
早め早めに準備していただくことをお勧めいたします。
